ASFO Pyrénées - Parc d´Activités Pau Pyrénées - 17, avenue Léon Blum 64000 PAU

ORGANISER SON TEMPS ET PLANIFIER SON TRAVAIL

Durée

2 jours, soit 14 heures

Calendrier

26 avril et 21 mai 2019
18 et 19 novembre 2019

Lieu

ASFO Béarn Soule Bigorre - Parc d’Activités Pau-Pyrénées
17 avenue Léon Blum – 64000 PAU

Personnel concerné

Tout public.

Pré -requis

Aucun

Objectifs pédagogiques

Être capable de :

  • Evaluer la charge de travail de l’équipe
  • Savoir prioriser ses missions
  • Réaliser des plannings en fonction des tâches et des compétences dans le respect du contrat de travail
  • Utiliser les outils d’organisation et de planification du temps
  • Gérer son emploi du temps

Programme

Les symptômes de problèmes d’organisation

  • Oublis
  • Pertes de documents
  • Sentiment de manquer de temps

 Les voleurs de temps

  • Imprévus, vouloir tout faire, ne pas savoir dire « non »…
  • Se protéger des sollicitations excessives
  • Eviter d’être envahi par la lecture des e-mails

Les lois relatives à la gestion du temps

  • Parkinson
  • Pareto
  • Loi des cycles

 Analyser l’organisation du travail actuelle

  • Définir les tâches et estimer leur temps (personnel et de l’équipe)
  • Prioriser les tâches
  • Savoir différencier importance et urgence
  • La matrice d’Eisenhower

 Les outils de gestion du temps

  • Calendriers et agendas partagés
  • Diagramme de Gantt
  • Diagramme de Pert

 Traiter les imprévus

  • Anticiper les périodes plus actives
  • Savoir déléguer utilement
  • Proposer un fonctionnement à un collègue qui n’anticipe pas

 Réaliser un planning

  • Etablir un planning pour l’équipe en tenant compte des contraintes
  • Présenter le planning sous Excel (affichage des formats, calculs, dates…)
  • Valider, partager et diffuser le planning
  • Modifier un planning en fonction de changements et de nouvelles contraintes

Utiliser des outils de gestion du temps (agenda Google, Outlook, etc …)

  • Les principales utilisations Outlook
  • Les principales utilisations de Google agenda
  • Le partage des calendriers (dans une équipe, entre différents supports (synchronisation Outlook, Google agenda, etc …)