ASFO Pyrénées - Parc d´Activités Pau Pyrénées - 17, avenue Léon Blum 64000 PAU

SECRETAIRE ASSISTANT(E) MEDICO-SOCIAL(E) – TITRE PROFESSIONNEL Niveau IV

Durée

777 heures, en continu (7 heures par jour)
- dont 602 heures en centre
- dont 175 heures de Stage d’Application en Entreprise

Calendrier

De novembre à avril

Lieu

ASFO Béarn Soule Bigorre - Parc d’Activités Pau-Pyrénées
17 avenue Léon Blum – 64000 PAU

Personnel concerné

Expérience significative dans le domaine du secrétariat (ou remise à niveau en préalable).

Pré-requis

Les candidats devront posséder des aptitudes professionnelles suivantes :

  • Capacités d’adaptation et d’organisation, aisance dans l’expression écrite et orale (maîtrise de l’orthographe),
  • Capacités relationnelles et aptitude à travailler au sein d’une équipe, maîtrise de soi (écoute, sens du contact et du dialogue, empathie, discrétion).

Objectifs pédagogiques

Être capable de :

  • produire des documents professionnels courants,
  • communiquer des informations par écrits,
  • assurer la traçabilité et la conservation des informations,
  • accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement,
  • planifier et organiser les activités de l’équipe,
  • renseigner et orienter le public dans un service sanitaire, médico-social ou social,
  • planifier et gérer les rendez-vous de patients ou d’usagers,
  • assurer la prise en charge médico-administrative et sociale du patient ou de l’usager,
  • retranscrire des informations à caractère médical ou social,
  • assurer le suivi et la mise à jour des dossiers de patients ou d’usagers,
  • coordonner les opérations liées aux parcours du patient ou de l’usager,
  • élaborer et actualiser des tableaux de suivi dans un service sanitaire, médico-social ou social.

Programme

CCP1 – ASSISTER UNE EQUIPE DANS LA COMMUNICATION DES INFORMATIONS ET L’ORGANISATION DES ACTIVITES

Cp1 – PRODUIRE DES DOCUMENTS PROFESSIONNELS COURANTS
  • Saisir et présenter des documents professionnels courants en respectant les règles orthographiques et grammaticales, et les présenter selon les normes requises.
  • Respecter les délais et les consignes.
  • Utiliser les logiciels de bureautique appropriés (fonctions de base et avancée) par exemple :

Logiciels de bureautique – Rappels et fonctionnalités avancées

Word

  • Mise en forme avancée de textes et de documents
  • Les insertions automatiques
  • Mise en page élaborée et impression
  • Modèles de documents

Excel

  • Elaboration d’un tableau
  • Les formules de calculs
  • Elaboration d’un graphique
  • Création et exploitation d’une base de données.

Powerpoint

  • Création d’une présentation
  • Utilisation d’éléments visuels
  • Préparation d’une animation.
Cp2 – COMMUNIQUER DES INFORMATIONS PAR ECRITS
  • Savoir prendre des notes et rédiger des écrits professionnels courants en respectant les normes professionnelles.
Cp3 – ASSURER LA TRAÇABILITÉ ET LA CONSERVATION DES INFORMATIONS
  • Connaitre les différentes typologies de classement
  • Connaitre les règles juridiques essentielles de conservation des documents du secteur d’activité
  • Utiliser les différents moyens de sauvegarde des fichiers numériques
  • Organiser ses courriels de façon efficace.
Cp4 – ACCUEILLIR UN VISITEUR ET TRANSMETTRE DES INFORMATIONS ORALEMENT
  • Maitriser Les techniques de bases d’une bonne communication (écoute attentive, reformulation, questionnement…)
  • L’organisation de l’accueil
  • Maitriser les spécificités d’un accueil téléphonique
  • Savoir gérer les différentes situations d’accueil téléphonique (réception et réponses, prise de messages, transmission d’un appel, savoir faire patienter…)
  • La gestion des situations difficiles.
Cp5 – PLANIFIER ET ORGANISER LES ACTIVITES DE L’EQUIPE
  • Planifier des rendez-vous et organiser des réunions et des déplacements en respectant des délais et des contraintes budgétaires
  • Recenser le matériel nécessaire à la tenue des réunions
  • Créer une liste de taches et un échéancier
  • Rechercher des informations pour organiser déplacements et réunions
  • Utiliser des outils bureautiques tels que le tableur et le traitement de texte
  • Utiliser les outils collaboratifs de planification : téléphone, messageries, agendas partagés, outils de communication à distance
  • Négocier avec différents prestataires (agences de voyage, hôteliers…)
  • Gérer les imprévus.

CCP2 – ASSURER L’ACCUEIL ET LA PRISE EN CHARGE ADMINISTRATIVE DU PATIENT OU DE L’USAGER

Cp6 – RENSEIGNER ET ORIENTER LE PUBLIC DANS UN SERVICE SANITAIRE, MEDICO-SOCIAL OU SOCIAL
  • En tenant compte des procédures, renseigner et orienter de manière individualisée des interlocuteurs internes et externes par téléphone ou en face à face (consultation, examen médical, admission, demande de renseignements…)
  • Ecouter avec attention, analyser les demandes et y répondre
  • Mesurer l’urgence des situations et désamorcer les tensions ou les conflits naissants.
Cp7 – PLANIFIER ET GERER LES RENDEZ-VOUS DE PATIENTS OU D’USAGERS
  • Filtrer les appels et bien orienter
  • Gérer le flux et l’attente des patients ou usagers
  • Mettre à jour les agendas (de consultations, d’examens, d’interventions, d’admissions, de rendez-vous sociaux…), en temps réel.
  • Définir les délais et fixer les dates de rendez-vous en tenant compte de la spécificité des demandes et la chronologie des actes ou examens, en mesurent l’urgence des situations et en tenant compte des contraintes d’organisation internes.
Cp8 – ASSURER LA PRISE EN CHARGE MEDICO-ADMINISTRATIVE ET SOCIALE DU PATIENT OU DE L’USAGER
  • Recueillir et enregistrer les informations et les documents nécessaires à la prise en charge d’un usager ou d’un patient
  • Conseiller le patient ou l’usager en vue de la constitution de son dossier
  • Organiser l’admission d’un patient ou d’un usager, sa sortie ou son transfert vers d’autre structures
  • Numériser les documents nécessaires à la constitution des dossiers
  • En respectant les consignes, établir des devis et réaliser la facturation, saisir les actes et prestations
  • Gérer les tiers payants et la télétransmission des feuilles de soins électroniques.
  • Avoir les connaissances de base des lois relatives à la tarification de chaque secteur
  • Connaitre les principes généraux des réglementations en vigueur (PMSI, T2A, CCAM, APA)
  • Avoir les connaissances de base de la législation relative au Code de l’Action Sociale et des familles
  • Connaitre la réglementation relative au secret professionnel (Déontologie professionnelle, Code de la Santé Publique, Art. 226-13 et 14 DU Code Pénal)
  • Avoir la connaissance du vocabulaire médical et des termes techniques relatifs au système d’information médicale

CCP3 – Traiter les dossiers et coordonner les opérations liées au parcours du patient ou de l’usager

Cp9 – RETRANSCRIRE DES INFORMATIONS A CARACTERE MEDICAL OU SOCIAL
  • Avoir des notions de terminologie liée aux pathologies courantes
  • Connaitre les règles générales de conservation des documents spécifiques au secteur
  • Sélectionner avec discernement les informations
  • Respecter le secret professionnel et médical.
  • Saisir et mettre en forme des documents divers à caractère médical ou social.
Cp10 – Assurer le suivi et la mise a jour des dossiers de patients ou d’usagers
  • Assurer au quotidien la mise à jour et le suivi des dossiers
  • Assurer la réception, le tri et la diffusion du courrier
  • Classer et archiver les documents dans le respect des délais légaux de conservation.
  • Cp11 – coordonner les opérations liées aux parcours du patient ou de l’usager
  • Afin d’assurer la continuité et la sécurité des soins ou de la prise en charge sociale d’un patient ou d’un usager, identifier, coordonner et programmer les actions à mettre en œuvre tout au long de son parcours.
Cp12 –ELABORER ET ACTUALISER DES TABLEAUX DE SUIVI DANS UN SERVICE SANITAIRE, MEDICO-SOCIAL OU SOCIAL
  • Avoir les connaissances en calculs arithmétiques (écart, pourcentage, cumul, moyenne) ainsi que le vocabulaire lié aux statistiques (évolution, répartition, comparaison, écart, ratios, marge)
  • Utiliser les fonctions courantes d’un tableur notamment réaliser des tableaux et des graphiques
  • Collecter, sélectionner et exploiter des données chiffrées à partir de base de données spécifiques (PMSI, RUM, SIPS)
  • Recueillir des données d’autres services
Préparation à la session de validation du titre professionnel
  • Préparation à la réalisation du DP (Dossier Professionnel) : composition, mode d’emploi, présentation du dossier
  • Accompagnement à la rédaction de la fiche synthétique
  • Préparation à l’épreuve de synthèse (étude de cas et mise en situation professionnelle)
  • Préparation à l’entretien final.
Présentation à l’examen
  • Présentation des candidats à la « Session de validation du Titre professionnel « Secrétaire Assistant(e) Médico-Social(e) » Niv. IV ou au(x)« Certificats de compétences professionnelles (CCP) »