Gestion du temps, des priorités et outils de gain de temps

Comprendre sa gestion du temps

• Temps subi / temps organisé.
• Identification des voleurs de temps.
• Mails, interruptions, réunions, urgences, recherches d’informations.
• Repérage des tâches chronophages.
• Analyse des outils déjà utilisés.

Atelier : diagnostic individuel de son organisation.

Définir ses priorités

• Urgent / important / prioritaire.
• Méthode de classement des tâches.
• Identification des tâches à forte valeur ajoutée.
• Repérage des tâches à simplifier ou automatiser.
• Passage du traitement “au fil de l’eau” à une organisation choisie.

Atelier : classement de 10 tâches réelles.

Gérer les urgences avec méthode

• Clarifier une demande urgente.
• Identifier l’échéance réelle.
• Préciser le résultat attendu.
• Repérer la personne qui valide.
• Limiter les allers-retours.
• Demander un arbitrage si nécessaire.

Exercice : transformer une demande floue en brief clair.

Organiser sa journée

• Regrouper les tâches par familles.
• Planifier les mails, relances, dossiers, réunions.
• Créer des blocs de temps.
• Prévoir des marges pour les imprévus.
• Utiliser un agenda partagé.

Atelier : création d’un planning type optimisé.

Utiliser un agenda partagé

• Visualiser les priorités.
• Bloquer les temps de production.
• Organiser les réunions.
• Planifier les relances.
• Rendre visibles les échéances.
• Limiter les échanges inutiles.

Tuto : créer un bloc de travail efficace.

Suivre ses taches avec asana ou un tableau partagé

• Centraliser les tâches.
• Suivre les échéances.
• Identifier les statuts : à faire, en cours, en attente, à valider, terminé.
• Associer un responsable.
• Ajouter documents et commentaires.
• Éviter les oublis et doublons.

Tuto : créer un tableau de suivi simple.

Utiliser canva comme un outil de productivité

• Créer des supports de réunion.
• Réaliser des fiches procédures.
• Préparer des documents internes.
• Créer des modèles réutilisables.

Tuto : créer un modèle Canva réutilisable.

Organiser sa boite mail et ses fichiers

• Dossiers : à traiter, en attente, à relancer, à valider, modèles, archives.
• Règle : traiter, planifier, classer ou transformer en tâche.
• Nommage clair des fichiers.
• Gestion des versions.
• Arborescence simple.

Atelier : structurer sa boîte mail et son classement numérique.

Créer des modèles réutilisables

• Mail de relance.
• Demande de précision.
• Confirmation de délai.
• Compte rendu simple.
• Fiche procédure.
• Tableau de suivi.

Atelier : création de modèles adaptés au poste de chacun.

Créer des modèles réutilisables

• Choix des outils adaptés.
• Organisation cible.
• Premières actions à mettre en place.
• Suivi des priorités.
• Engagement individuel.

Livrable final : plan d’action personnalisé.